Categorieën
Administratie Belastingen Bewaarplicht Tips

Digitaliseren van de administratie en de bewaarplicht

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. De bewaartermijn die hiervoor staat is zeven jaar en bij facturen die elektronische diensten, telecommunicatiediensten, radio- en televisie omroepdiensten en onroerende zaken betreffen is dat zelfs 10 jaar. 

Tegenwoordig houden veel ondernemers hun administratie bij in online boekhoudpakketten. Een administratie op papier is niet meer van deze tijd. Deze boekhoudpakketten bieden veel gemak in het voeren van de administratie en nemen zelfs een deel hiervan uit handen. Veelal komen deze boekhoudpakketten met een handige app waarmee je via de camera op je telefoon makkelijk een foto kan maken waarna deze direct in de boekhouding terecht komt. Bij veel ondernemers ontstaat hierdoor het idee dat dit voldoende is en dat ze hierna de originele stukken kunnen weggooien. Maar kan dat wel?

Hoe zit het nou precies met de bewaarplicht? 

In principe ben je als ondernemer altijd gehouden aan een bewaarplicht van zeven tot tien jaar. Dit is de termijn die de belastingdienst bepaald heeft. In de praktijk betekent dit dat bij een controle van de belastingdienst je de volledige administratie binnen een redelijke termijn moet kunnen overleggen aan de belastingdienst voor controle. Een excel-document met kolommen cijfers volstaat daar in niet. De belastingdienst wil daarbij ook de originele documenten inzien, dat zijn jouw bonnen, facturen, overeenkomsten en in veel gevallen zelfs de correspondentie met jouw klanten. 

De fiscale bewaartermijn start op het moment dat het document zijn actualiteitswaarde verliest. Wat betekent dit precies? Je gaat bijvoorbeeld een huurcontract aan voor een kantoorruimte of een opslag. De termijn van dit contract is twee jaar. Pas wanneer dit contract afloopt verliest het zijn actualiteitswaarde en begint de bewaartermijn van zeven jaar. Nou zal je niet snel een factuur tegenkomen met een betaaltermijn van een jaar maar dit is toch iets om rekening mee te houden.

Vroeger was het zo dat je altijd een factuur kreeg op papier. Tegenwoordig komt dit een stuk minder voor en zijn het hoofdzakelijk bonnen van aankopen in winkels, tankstations en dergelijke die je nog op papier krijgt. Het ‘origineel’ ontvang je nu vaak digitaal als PDF document in de e-mail en deze kan je zo toevoegen in jouw online boekhoudpakket. Het uitprinten van deze facturen is niet nodig, deze kan je ook gewoon digitaal bewaren. De belastingdienst stelt dat je de documenten bewaard in de vorm waarin je ze hebt ontvangen.

Wanneer ik de bonnen digitaliseer, is dit dan voldoende of moet ik ook nog de fysieke bonnen kunnen overleggen bij een controle?

Recent bracht de belastingdienst dit weer onder de aandacht en publiceerde hier een Q en A over. 

De belastingdienst zegt dat je de originele fysieke documenten mag converteren naar een digitaal formaat mits je aan verschillende voorwaarden voldoet. Wanneer je de bonnen converteert naar een digitaal formaat door middel van een foto of scan dan moet je van de belastingdienst waarborgen dat:

  • De conversie juist en volledig gebeurt
  • De geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn
  • De geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en controleerbaar zijn

Als je aan deze voorwaarden voldoet dan hoeven, in principe, de originele (papieren) documenten niet meer te worden bewaard (uitzondering op deze regel zijn bepaalde Douanedocumenten, de balans en staat van baten en lasten). Betekent dit dat je na het schieten van een foto van een bon deze direct  bij het oud papier mag? 

Wat wordt verstaan onder ‘juist en volledig’? 

Dit hangt af van verschillende aspecten. De belastingdienst stelt de volgende eisen: 

In principe moet alle informatie volledig worden overgenomen in de scan. Dit kan betekenen dat ook de achterzijde moet worden meegenomen in de scan als deze informatie bevat. Ook eventuele bijlagen moeten worden meegenomen. Denk daarbij aan algemene voorwaarden, betalingskortingen, speciale acties en ingeval van een ID-bewijs het volledige BSN-nummer op de achterkant van een ID-bewijs. Wanneer bepaalde echtheidskenmerken niet kunnen worden geconverteerd zullen deze op andere wijze moeten worden gecompenseerd. In kleur scannen is altijd beter maar de belastingdienst stelt dit niet als expliciete eis mits er geen relevante fiscale informatie verloren gaat in de conversie. 

Hoe kan ik echtheid van het document waarborgen? 

Dit is crux van de zaak, voor de belastingdienst is het van belang dat de transactie beoordeeld kan worden. Hierbij geldt in eerste instantie vrije bewijsleer, zolang jij kan aantonen wat er gebeurd is is er niets aan de hand. Zorg dat je een duidelijk spoor nalaat in de administratie tussen de (inkoop)factuur en de verrichte prestatie. Een transactie op de bank bewijst in het beginsel niets. Wanneer je van een product vijftig stuks inkoopt en volgens de administratie heb je er slechts tien verkocht en de rest is verdwenen uit de administratie dan zal dit uiteraard vragen oproepen. 

Digitaliseren in de praktijk: 

Waar moet je nou voor zorgen als je je facturen en bonnen wil digitaliseren.

  • Zorg altijd voor een ‘goede en juiste’ conversie. 
  • De scan of foto moet alle informatie bevatten die op het originele document staan. 
  • Scan of fotografeer altijd het gehele document, zorg dat de randen van het document goed zichtbaar zijn. Neem daarbij ook de achterkant van het document mee als deze relevante informatie bevat.
  • Zorg dat het digitale exemplaar goed scherp en leesbaar is. ‘s Avonds even snel wat foto’s maken voor de boekhouding bij schemerlicht is een slecht idee. De resolutie van de foto’s laat vaak te wensen over en (delen van) de foto’s zijn vaak niet leesbaar. De foto’s die wij vaak voorbij zien komen in de administraties van onze klanten voldoen niet aan de bewaarplicht van de belastingdienst. Wanneer de documenten ook fysiek bewaard worden is dit geen probleem.
  • Zit er een bon vastgeniet aan de voorkant van de factuur? Verwijder deze dan eerst voor je het document fotografeert of scant. 

Tips:

Leg naast je digitale administratie ook een fysieke administratie aan.

Maar ik heb nu toch alles digitaal, dat is toch veel handiger? Ja en nee. Wij adviseren toch altijd je fysieke stukken goed te bewaren. Richt daar thuis of op kantoor een plek voor in waar je alles bij elkaar bewaard. Koop een paar mappen of iets om je documenten in te bewaren en berg ze, na het verwerken, zo snel mogelijk op. Zo voorkom je dat bonnetjes gaan rondslingeren. Bij een eventuele controle sta je dan altijd sterker.

Investeer in een goede scanner/printer

Het is natuurlijk heel makkelijk om een foto te schieten van een bonnetje of factuur. In de praktijk laten deze foto’s vaak te wensen over en voldoen niet aan de strikte eisen van conversie. Voor het maken van een boeking in het pakket niet direct een probleem maar bij een controle volstaat het niet. Met een degelijke scanner heb je dit probleem niet zo snel en is de conversie vaak van een hogere kwaliteit. 

Maak van kassabonnen altijd een kopie!

Kassa’s printen vaak op thermisch papier en na verloop van tijd vervagen deze. Het kan dus zijn dat je netjes al je bonnen hebt bewaard in een map en dat je na twee jaar deze map doorgaat en ziet dat je bonnen ineens blanco strookjes papier zijn. Om te zorgen dat je deze bonnen toch nog kan lezen kan je hier een kopie van maken en deze vast nieten aan de bon.

Bewaar je digitale documenten altijd op een veilige plaats

De meeste boekhoudpakketten waarborgen dat je gegevens veilig worden bewaard. Maar hoe zit dit bij een eventuele overstap naar een ander pakket? Blijft je account bestaan en de documenten bewaard of ben je alles kwijt na een termijn? Is het mogelijk deze digitale documenten makkelijk uit het boekhoudpakket te downloaden? Dit zijn belangrijke vragen om te onderzoeken voor je met een boekhoudpakket in zee gaat.

Categorieën
Belastingen Corona Inkomen Inkomstenbelasting Toeslagen Uitkeringen

Nieuws rondom het Coronavirus voor ondernemers

Het aantal Corona besmettingen neemt hard toe in Nederland. Hierdoor hebben veel ondernemers het zwaar te verduren. Veel bedrijven hebben abrupt hun werkzaamheden moeten staken. Ook zijn er veel ondernemers die wel door kunnen werken, maar toch de impact van het Coronavirus flink merken in hun onderneming. 

Vooral de reisbranche, toerisme, horeca en transport hebben het erg zwaar en veel bedrijven in deze branches liggen inmiddels stil. Bedrijven die toch door kunnen werken zien rap het aantal opdrachten teruglopen. Zeker voor de kleine ondernemer zijn dit spannende tijden. 

De overheid heeft voor de zzp’ers die hard getroffen worden door de gevolgen van het Coronavirus verschillende maatregelen getroffen. Voor jou als ondernemer is het goed te weten dat deze voorzieningen bestaan mochten ze nodig blijken. 

Welke maatregelen zijn er inmiddels getroffen door de overheid?

Op 17 maart hebben de ministers en staatssecretarissen van Economische Zaken en Klimaat, Financiën en de minister van Sociale zaken en Werkgelegenheid verschillende maatregelen aangekondigd. Zo wordt er 10 tot 20 miljard uitgetrokken om bedrijven en zelfstandigen overeind te houden. Hieronder een kort overzicht van de verschillende aangekondigde maatregelen zoals deze nu bekend zijn. 

Bijzonder uitstel van betaling van belastingen

De belastingdienst heeft een speciale voorziening aangekondigd voor uitstel van betaling van belasting. Als je als ondernemer in de problemen bent gekomen door het Coronavirus dan kun je een verzoek indienen voor uitstel van betaling. Dit betreft de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting en loonheffingen. 

Wel moet je kunnen aantonen dat er sprake is van betalingsproblemen veroorzaakt door het Coronavirus. Uitstel kan aangevraagd worden door een brief te sturen aan de belastingdienst. In deze brief leg je uit hoe de uitbraak van het Coronavirus heeft gezorgd dat je in betalingsproblemen bent gekomen. Hierbij dient dan binnen vier weken na je aanvraag om bijzonder uitstel ook de verklaring van een derde deskundige binnen te zijn.

Een derde deskundige kan bijvoorbeeld zijn:
– een externe consultant
– een externe financier
– een brancheorganisatie
– uw eigen accountant of fiscaal dienstverlener.


Uiteraard dient u bij deze derde deskundige aan te tonen dat deze betalingsproblemen er zijn en deze veroorzaakt zijn door de uitbraak van het Coronavirus. 

Wanneer je reeds een voorlopige aanslag hebt ontvangen is het nu mogelijk om een verlaging van deze aanslag aan te vragen. 

De belastingdienst geeft aan dat door de grote hoeveelheid aanvragen die nu worden ingediend de behandeltijd kan oplopen. Er is afgekondigd dat wanneer betalingen aan de belastingdienst te laat worden gedaan de belastingdienst niet direct een verzuimboete zal opleggen. Ook is de invorderingsrente die normaal van kracht is verlaagd van 4% naar bijna 0%. 

Zie ook https://belastingdienst.nl voor meer informatie.

BBZ (besluit bijstandverlening zelfstandigen)

Er komt een tijdelijke versoepeling van de regels rondom de reeds bestaande BBZ.
De regeling gaat uitgevoerd worden door de gemeente. Door een versoepeling van de regels rondom de BBZ zal deze sneller kunnen worden behandeld en toegekend. Ook zal, wanneer toegekend, deze ondersteuning voor het inkomen niet hoeven worden terugbetaald. De regeling geldt voor zelfstandigen die door het Coronavirus in zwaar weer zijn geraakt.

Wanneer toegekend, vult de regering je inkomen aan tot het sociaal minimum loon. Tevens hoeft de tegemoetkoming in de inkomsten niet te worden terugbetaald. Ook zal er in dit geval niet worden gekeken naar het vermogen en inkomen van de partner, deze check komt tijdelijk te vervallen. Ook zal de ‘toets op levensvatbaarheid’ van de onderneming niet worden toegepast waardoor de aanvragen sneller in behandeling kunnen worden genomen.

Afgekondigd is dat er wordt gestreefd de aanvragen binnen een termijn van 4 weken in behandeling te nemen. Binnen deze termijn zal de uitkering, al dan niet worden verstrekt voor een periode van maximaal 3 maanden waarbij er kan worden gewerkt met voorschotten.

Ook is het mogelijk via deze weg een lening voor bedrijfskapitaal aan te vragen. 

Deze regeling gaat in met terugwerkende kracht vanaf 1 maart 2020 en zal in ieder geval duren tot 1 juni 2020.

Compensatieregeling voor direct getroffen ondernemers

Minister Wiebes van Economische zaken maakte tijdens een persconferentie op 17 maart bekend dat binnen korte termijn een plan bekend wordt gemaakt voor een compensatieregeling voor bedrijven in de branches die nu direct het hardst worden geraakt. Er komt een vaste vergoeding van een bedrag van €4.000 beschikbaar voor deze bedrijven. Hoe deze regeling precies zal worden ingevuld zal nog bekend worden gemaakt. 

Genoemde branches die in aanmerking komen voor de regeling zijn horeca, reizen, de evenementenbranche en de culturele sector. Bedrijven in deze branches hebben nagenoeg niet de mogelijkheid de misgelopen inkomsten alsnog binnen te halen wanneer de pandemie achter de rug is. Eis is wel dat de onderneming buiten de eigen woning is gevestigd.

Voor zelfstandigen met personeel is er de NOW


Voor de ondernemers die personeel in dienst hebben was aangekondigd dat werktijdverkorting kon worden aangevraagd. In dat geval zou de overheid de salarisdoorbetaling voor maximaal 90% op zich nemen. Deze regeling bleek niet toereikend, binnen afzienbare tijd zijn er 78.000 aanvragen binnengekomen bij het UWV voor werktijdverkorting. Op 17 maart is deze maatregel vervangen voor de NOW (Noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud). Deze regeling werkt anders waardoor het sneller mogelijk is deze toe te kennen. Bedrijven die reeds werktijdverkorting toegewezen hebben gekregen behouden deze gewoon. Alle lopende aanvragen gaan automatisch over naar het nieuwe systeem, een nieuwe aanvraag is dus niet nodig. 


Hoe werkt de NOW? 

Bedrijven die een omzetverlies verwachten van ten minste 20%, veroorzaakt door de gevolgen van het Coronavirus, kunnen aanspraak doen op de NOW. Deze tegemoetkoming kan net als de werktijdverkorting oplopen tot 90% van de loonsom van de werknemers. 

Voorwaarden voor deze regeling zijn dat het bedrijf in de periode dat ze van de NOW gebruik maken geen mensen ontslaat en de volledige salarissen doorbetaald. De werkgever kan dus niet kiezen om slechts 70% van het loon uit te keren. In principe werkt de werknemer dus ook gewoon door zolang de werkgever gebruik maakt van deze regeling. 

De aanvraag geldt per drie maanden, hierna kan deze eventueel verlengd worden met nogmaals een periode van drie maanden. Ook geldt de NOW regeling voor flex- en uitzendkrachten. 

De daadwerkelijke hoogte van de tegemoetkoming is afhankelijk van de daadwerkelijke omzetdaling die het bedrijf doormaakt. 

Voor werknemers is deze regeling gunstiger dan de werktijdverkorting. De werktijdverkorting kwam voor de werknemer wel ten laste van de rechten op een ww-uitkering. Mocht het bedrijf toch niet het hoofd boven water kunnen houden of er zou ontslag zijn om een andere reden zou de werknemer minder lang een ww-uitkering kunnen krijgen. 

Onzekere tijden

Het blijven onzekere tijden. Een goede afweging moet worden gemaakt of je gebruik wilt maken van één van van deze regelingen.

Het is raadzaam weloverwogen te werk te gaan. Mocht je bijvoorbeeld uitstel willen aanvragen voor je omzetbelasting, hou er dan rekening mee dat deze dan later alsnog wel betaald moet worden. Ons advies hierin is dan ook, wanneer je er geen gebruik van hoeft te maken maak er dan geen gebruik van. Hetzelfde geld voor voor het aanvragen van leningen en kredieten.

Tevens willen we daarbij ook benadrukken dat het noodpakket is ingezet door de overheid voor ondernemers die het hardst zijn getroffen, ga dus ook goed bij jezelf na of dit voor jou het geval is. 

Er zijn veel ondernemers onder ons die op dit moment tegen een faillissement aan zitten.
Daar komt bij dat aanvragen voor bijstand als aanvulling op je inkomen en uitstel van betalingen voor belastingen uiteraard wel zorgvuldig worden bekeken en ook afgewezen kunnen worden. Het is dus ook goed om dit allemaal mee te nemen in je overweging om wel of geen aanspraak op deze mogelijkheden te doen. Maar mocht je in zwaar weer verkeren dan is het zeker goed om te weten dat er ook voor de ondernemer een vangnet is en de overheid mogelijkheden biedt!

Tot slot willen we jullie allemaal heel veel wijsheid wensen in deze bizarre tijd.


Pas goed op jezelf en elkaar, samen staan we sterker.