Categorieën
Deurwaarder Facturatie Incasso

Help! Mijn factuur wordt niet betaald…

Elke ondernemer maakt het wel een keer mee. Je hebt enthousiast je diensten verleend voor een klant of een product geleverd. Je stuurt netjes op tijd een factuur maar betaling blijft uit. Hoe ga je te werk? 

Allereerst blijf rustig, misschien speelt er wel een ingrijpende persoonlijke kwestie bij de klant, is hij op vakantie of is hij simpelweg vergeten de factuur te betalen. 

Een vriendelijke reminder

Stap 1. zou altijd moeten zijn om simpelweg contact op te nemen, je wil op de eerste plaats de relatie tussen jou en de klant goed houden. Stuur bijvoorbeeld een email met een herinnering voor de factuur of stuur een berichtje naar de klant. Een belletje kan natuurlijk ook altijd. Misschien is er wel een gegronde reden waarom de klant de factuur nog niet heeft betaald maar heeft hij hier nog geen contact met jou over opgenomen. Niet iedereen is altijd even punctueel en sommige mensen hebben nou eenmaal af en toe een herinnering nodig. Ook kan het gebeuren dat jij een foutje hebt gemaakt op de factuur en de klant er simpelweg nog niet toegekomen is hierover contact op te nemen.

Een formele herinnering

Mocht je je klant herinnerd hebben aan de factuur en betaling blijft nog steeds uit dan stuur je een formele herinnering voor de factuur. Vermeld dat de vervaldatum voor de factuur inmiddels is verstreken en vermeld opnieuw een termijn waarin je de betaling graag alsnog tegemoet ziet. 

Nog niets vernomen?

Heb je een week na de herinnering nog niets vernomen van de klant en heb je nog steeds geen betaling ontvangen? Dan wordt het tijd om te gaan bellen. Blijf vriendelijk maar wees zakelijk en doe geen aannames, misschien stuur jij je factuur per email en is deze simpelweg in de spamfolder terecht gekomen van de klant… Maak een duidelijke afspraak met de klant over de betaling en bevestig deze afspraak achteraf altijd schriftelijk via de email. 

Kan je de klant niet te pakken krijgen en betaling blijft nog steeds uit ga je door met herinneren. Twee weken na de eerste herinnering stuur je een tweede herinnering voor de betaling. Wees zakelijk en duidelijk in je communicatie. Stel dat wanneer betaling nog steeds uitblijft je genoodzaakt bent stappen te ondernemen die mogelijk financiële consequenties gaan hebben voor de klant. 

Betalingsregeling

Wanneer een klant simpelweg niet aan zijn betalingsverplichting kan voldoen kan je er voor kiezen een betalingsregeling overeen te komen. Maak duidelijke afspraken over bijvoorbeeld maandelijkse betalingen en spreek duidelijk af wanneer elke termijn betaald moet zijn. Leg de afspraken die je maakt met je klant duidelijk vast.

Nog geen betaling?

Blijft betaling nog steeds uit dan wordt het tijd om een aanmaning te versturen. Wettelijk gezien stuur je eerst een ‘laatste kosteloze aanmaning’. In deze laatste kosteloze aanmaning stel je jouw klant officieel in gebreke en deel je mee dat je de betaling nog steeds niet hebt mogen ontvangen en geef je de klant een laatste kans om zonder bijkomende kosten de factuur alsnog te voldoen. 14 dagen is een redelijke termijn. Vermeld in deze brief ook welke kosten er in rekening gebracht zullen worden wanneer de betaling uitblijft (over deze kosten dadelijk meer). Dit is in veel gevallen het punt waarop jouw factuur toch betaald gaat worden of een klant contact opneemt om een regeling met jou te treffen.

Incassotraject

Als je echt nergens komt met je klant ga je een incassotraject starten, het is raadzaam deze uit te besteden aan een derde partij. Vaak kan je boekhouder/accountant je hierbij helpen [neem hier contact op] of je kan ervoor kiezen hiervoor een derde partij in te schakelen. Online zijn verschillende bedrijven te vinden waarbij je de keuze kan maken het volledige proces uit handen te geven of dit gedeeltelijk zelf te beheren. 

Jouw boekhouder of het incassobedrijf gaat namens jou proberen jouw factuur betaald te krijgen, hier zijn kosten aan verbonden en deze verschillen per bedrijf. Dit valt allemaal nog onder het zogeheten minnelijke incassotraject, ofwel een incassotraject zonder tussenkomst van een rechter. Dit traject hoeft niet langer te duren dan 30 dagen. 

Incassokosten in rekening brengen 

Vanaf dit punt mag je extra kosten in rekening gaan brengen. Jij maakt immers ook kosten om je factuur betaald te krijgen. 

Welke kosten mag je in rekening brengen wanneer een klant niet betaald? 

Dit hangt van een aantal dingen af. In de eerste plaats is het nodig dat je deze kosten van tevoren hebt aangekondigd in de aanmaning. Ook is het wijs vermelding te maken van deze kosten in je algemene voorwaarden, hoewel dit niet absoluut noodzakelijk is. De kosten die je in rekening mag brengen hangen samen met het bedrag op de factuur. Zo mag je over de eerste €2500 15% aan incassokosten brengen met een minimum van €40 (je brengt dus altijd minstens die €40 in rekening), over de volgende €2500 is dit 10% en zo gaat dit percentage geleidelijk omlaag. Meer informatie hierover kun je [hier] vinden.

Gerechtelijke incasso

Wanneer ook het incassobureau het niet voor elkaar krijgt om jouw factuur betaald te krijgen kan je ervoor kiezen een gerechtelijke incassoprocedure te starten. Een deurwaarder of advocaat zal eerst een verhaalsonderzoek uitvoeren en jou laten weten wat de kansen zijn de factuur betaald te krijgen. Na aanleiding van deze gegevens maak je de keus de gerechtelijke procedure al dan niet voort te zetten. Houdt er rekening mee dat de kosten die aan een dergelijk traject hangen altijd hoger zijn, ook hiervan zal een deurwaarder jou van te voren op de hoogte brengen. 

Dingen om in het oog te houden

Grotere bedrijven hanteren vaak langere betaaltermijnen. 

Sommige grotere bedrijven hanteren standaard een betaaltermijn van bijvoorbeeld 30 dagen. Wanneer jij een factuur stuurt met een betaaltermijn van 14 dagen is de kans dan klein dat jij je factuur dan ook binnen 14 dagen betaald gaat krijgen (je kan hiermee rekening houden door de factuur goed op tijd te sturen). Vaak krijg je ook geen reactie wanneer jij een herinnering verstuurd binnen deze termijn. 

Wanneer duidelijk wordt dat een factuur nooit betaald zal gaan worden kan je de btw van deze factuur weer terugvorderen van de belastingdienst. In de meeste gevallen zal je deze reeds hebben afgedragen aan de belastingdienst. Je boekhouder kan je hier prima bij helpen.

Dingen die je vooral niet moet doen:

  • Alleen mondelinge communicatie. Zorg dat je alles goed zwart op wit hebt, na een telefoongesprek stuur je je klant een email waarin je bevestigd wat je zojuist telefonisch bent overeengekomen. 
  • Blijf professioneel, doe geen aannames, ga geen nare opmerkingen maken en probeer om niet je frustratie door te laten schijnen in de onderhandelingen. Dit hoort allemaal bij het ondernemerschap en voor jezelf is het beter dit te accepteren.
  • Maak het niet persoonlijk. De overeenkomst met jouw klant is een zakelijke kwestie, houdt dit ook zo. 
  • Doe geen toezeggingen of tegemoetkomingen. Wanneer het incassotraject overgaat naar een gerechtelijke procedure kan je dit duur komen te staan, een schuldenaar zou beroep kunnen doen op eerdere uitspraken van jouw kant.
  • Niets doen, hoewel een verjaartermijn voor een factuur 5 jaar is, kan deze wel verjaren. Je hebt gewerkt voor je geld (of producten geleverd) en je hebt recht op je geld.