Categorieën
Uncategorized

Zijn parkeerkosten aftrekbaar?

Mag ik mijn parkeerkosten aftrekken van de winst?

Het antwoord op deze vraag hangt af van of de auto zakelijk is of privé. Wanneer de auto op naam van de onderneming staat zijn parkeerkosten gewoon aftrekbaar. Rijdt jij in je privé auto voor je onderneming en maak je parkeerkosten dan zijn deze niet aftrekbaar van de winst. 

€0,19 per kilometer. 

Gebruik jij privé vervoer voor zakelijke doeleinden dan mag je als ondernemer €0,19 per kilometer als kosten opvoeren in de boekhouding. Eis hiervoor is dat je wel een rittenadministratie moet bijhouden. Hierin noteer je de datum van de reis, het start- en vertrekpunt (en vice-versa) en een korte toelichting op waarom de rit zakelijk was. Dit kan zijn ‘inkoop producten’, ‘bespreking met de boekhouder’ of simpelweg de naam van een zakelijke relatie. 

Waarom mag je bij een privé auto geen parkeerkosten aftrekken?

Voor het gereden aantal kilometers mag je €0,19 per kilometer als kosten opvoering in de administratie, dit kan behoorlijk oplopen en wij raden dan ook altijd aan dit goed bij te houden! In dit bedrag zitten de kosten voor het gebruik van de auto, brandstof, reparaties, verzekeringen maar ook de parkeerkosten verwerkt. Deze mag je dus niet nogmaals apart aftrekken van de winst. 

Hoe zit het met de btw?

Natuurlijk is er ook weer een uitzondering. De btw over de parkeerkosten mag je in alle gevallen terugvragen. Wanneer je parkeert op commerciële parkeerterreinen of garages dan wordt er btw in rekening gebracht. Deze mag je in alle gevallen terugvragen van de belastingdienst. Maar let goed op of hier ook sprake van is! Bij veel gemeentelijke parkeervoorzieningen is dit niet het geval. Is dit wel het geval dan zal altijd dit duidelijk vermeldt staan op het parkeerticket, factuur of bon. 

Tip. 

Reis je vaak voor je onderneming met je privé auto gebruik dan één van de vele parkeerapps. Vaak bieden ze naast het gemak van het niet hoeven staan in de rij bij de parkeerautomaat ook nog eens het voordeel dat je aan het einde van de maand een btw-factuur ontvangt, dit maakt het allemaal nog veel makkelijker.

Categorieën
Uncategorized

Zakelijke etentjes, hoe zit het nu allemaal?

Mag je als ondernemer zakelijke etentjes aftrekken van de winst? En hoe zit het precies met de btw?

We zien bij veel van onze klanten dat hier nog altijd veel onduidelijkheid over is. Ook zien we geregeld nog administraties waarin veel fouten worden gemaakt op dit gebied. Ondernemers denken vaak nog onterecht dat ze bonnetjes van een etentje volledig kunnen opvoeren in de boekhouding en hier de btw over kunnen terugvorderen.

Als ondernemer heb je soms afspraken met zakelijke relaties. Al deze relaties thuis ontvangen behoort soms niet tot de opties en dus spreek je af in een horecagelegenheid om rustig te kunnen vergaderen. Mag je deze kosten nou wel of niet opvoeren in de boekhouding?

Representatiekosten

Eten en drinken (maar ook bezoeken aan conferenties, seminars, etc) vallen onder de zogeheten representatiekosten.

Voor de ondernemer zijn er wat betreft representatiekosten grofweg twee opties. De eerste optie is dat je boven de drempel van €4.500,- alles alles mag aftrekken van de winst. De gemiddelde kleine ondernemer zal deze hoge drempel hoogstwaarschijnlijk niet halen.

De andere opties is dat je slechts 80% mag aftrekken van de representatiekosten in de aangifte inkomstenbelasting. Voor de aangifte vennootschapsbelasting is dit percentage 73,5%. Deze laatste optie is voor de meeste ondernemers dan ook de meest gunstige optie. 

Wat mag je nou precies aftrekken?

Zakelijke afspraken met een klant, leverancier of andere zakelijke relatie.

Heb je een zakelijke afspraak buiten de deur met een nieuwe potentiële klant, een bestaande klant of leverancier dan mag je 80% van de kosten hiervan aftrekken van de winst. 20% blijft dus voor eigen rekening. Je geniet immers ook een privévoordeel. Je neemt het totaalbedrag van de bon, incl. btw en eventuele fooi, en trekt hiervan 80% af. Wanneer je de zakelijkheid van de meeting kan aantonen mag je deze kosten aftrekken van de winst.

Onderweg naar een zakelijke afspraak en even snel stoppen voor een broodje onderweg? 

Hier zien wij nog vaak dingen mis gaan. Deze kosten mag je als ondernemer niet opvoeren. De belastingdienst stelt dat je immers toch al had moeten eten die dag, deze kosten hebben niet een zakelijk overheersend karakter en dus niet aftrekbaar van de winst. Ga na of de kosten uitsluitend zijn gemaakt om een zakelijk belang te dienen? Even snel ergens lunch halen omdat dit tijd scheelt omdat je een erg drukke dag hebt is dus niet genoeg om deze kosten zakelijk op te mogen voeren.

Evenementen

Hoe zit het wanneer je een evenement organiseert? Stel je organiseert een workshop en verzorgd koffie, thee en wat lekkers daarbij voor de deelnemers dan mag je de btw hierover natuurlijk gewoon terugvorderen en de kosten volledig aftrekken van de winst. Wijsheid hierbij is om ook op de verkoopfacturen dit weer terug te laten komen, je kan dan altijd goed aantonen dat dit ook daadwerkelijk het geval is geweest.

Het zakelijke karakter moet overheersen over het privé karakter.

Zorg voor een goede administratie

Een aantal jaar geleden voerde de fiscus een controle uit bij een administratiekantoor in Zeeland. De fiscus maakte een probleem van de grote hoeveelheid etentjes die als ‘verkoopkosten’ in zijn boekhouding stonden. Deze ondernemer was het gewoon zelf veel buiten de deur te eten, veelal in restaurants van zijn eigen cliënten beweerde hij. De fiscus zette hier dan ook een streep door. De ondernemer stapte hierop naar de rechter, deze besliste dat de ondernemer de zakelijkheid van de uitgaven niet aannemelijk kon maken. Ook kon hij geen gegevens verstrekken over wie hij mee uit eten genomen had en met welke reden. Uiteindelijk oordeelde de rechter dat hij van de gemaakte kosten slechts 25% af mocht trekken, waarvan hij dus slechts 73,5% in mindering mocht brengen van de winst.

Houdt dus altijd goed bij in je administratie met wie je bent wezen lunchen en met welke beweegreden! Je kan nooit teveel documenteren en je boekhouder kan aan enkel aan de bon niet zien wat het achterliggende verhaal is.

Hoe zit het met de btw?

In de meeste gevallen mag je de btw niet aftrekken over eten en drinken. Wordt het eten en drinken genuttigd in een horecagelegenheid of wordt deze verzorgt door een cateraar in een ruimte die hier speciaal voor is ingericht, dan mag je de btw hiervan in geen geval terugvorderen. De btw mag je dan weer wel meenemen in de kosten.

Er is echter een uitzondering, wanneer je een lunch ophaalt bij een horecagelegenheid of supermarkt en deze wordt genuttigd in het eigen kantoor of bedrijfsruimte dan mag de btw wel worden teruggevorderd. Ga goed na of hiervan ook echt sprake is.

De boekhouding

Hoe verwerk je dit nu goed in de boekhouding?

Er zijn twee manieren waarop je deze bonnen kan verwerken in de boekhouding.

Je kan er voor kiezen de bonnen gedurende het jaar opvoeren in de boekhouding waarbij je aan het einde van het jaar een correctie maakt waarbij je 20% van het bedrag weer uit de representatiekosten boekt. 

Wat je ook kan doen is met het verwerken van de bon in de boekhouding direct een extra boeking maken en de 20% direct corrigeren in de boeking. Op deze manier houd je een goed, kloppend, overzicht in je administratie gedurende het jaar. Waarom achter de feiten aanlopen als dit niet nodig is?

Tips: 

  • Bewaar de bonnen van zakelijke afspraken goed.
  • Schrijf de naam van de zakelijke relatie en/of de naam van het project direct op de bon of factuur, het liefst met een korte omschrijving. Dit voorkomt dat je vragen krijgt van je boekhouder.
  • Voer niet buitensporig veel representatiekosten op. Wanneer de representatiekosten niet meer in verhouding staan met de rest van de bedrijfsvoering is de kans groot dat de fiscus niet alle kosten zal accepteren en er alsnog een streep door zet. Verstuur je gemiddeld per maand maar 3-4 facturen naar klanten maar in de boekhouding heb je 5 bonnen per week van zakelijke etentjes dan is al snel duidelijk dat er iets niet goed gaat.
  • Neem bij twijfel of vragen altijd even contact op met je boekhouder.