Categorieën
Administratie Belastingen Bewaarplicht Tips

Digitaliseren van de administratie en de bewaarplicht

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden en deze te bewaren. De bewaartermijn die hiervoor staat is zeven jaar en bij facturen die elektronische diensten, telecommunicatiediensten, radio- en televisie omroepdiensten en onroerende zaken betreffen is dat zelfs 10 jaar. 

Tegenwoordig houden veel ondernemers hun administratie bij in online boekhoudpakketten. Een administratie op papier is niet meer van deze tijd. Deze boekhoudpakketten bieden veel gemak in het voeren van de administratie en nemen zelfs een deel hiervan uit handen. Veelal komen deze boekhoudpakketten met een handige app waarmee je via de camera op je telefoon makkelijk een foto kan maken waarna deze direct in de boekhouding terecht komt. Bij veel ondernemers ontstaat hierdoor het idee dat dit voldoende is en dat ze hierna de originele stukken kunnen weggooien. Maar kan dat wel?

Hoe zit het nou precies met de bewaarplicht? 

In principe ben je als ondernemer altijd gehouden aan een bewaarplicht van zeven tot tien jaar. Dit is de termijn die de belastingdienst bepaald heeft. In de praktijk betekent dit dat bij een controle van de belastingdienst je de volledige administratie binnen een redelijke termijn moet kunnen overleggen aan de belastingdienst voor controle. Een excel-document met kolommen cijfers volstaat daar in niet. De belastingdienst wil daarbij ook de originele documenten inzien, dat zijn jouw bonnen, facturen, overeenkomsten en in veel gevallen zelfs de correspondentie met jouw klanten. 

De fiscale bewaartermijn start op het moment dat het document zijn actualiteitswaarde verliest. Wat betekent dit precies? Je gaat bijvoorbeeld een huurcontract aan voor een kantoorruimte of een opslag. De termijn van dit contract is twee jaar. Pas wanneer dit contract afloopt verliest het zijn actualiteitswaarde en begint de bewaartermijn van zeven jaar. Nou zal je niet snel een factuur tegenkomen met een betaaltermijn van een jaar maar dit is toch iets om rekening mee te houden.

Vroeger was het zo dat je altijd een factuur kreeg op papier. Tegenwoordig komt dit een stuk minder voor en zijn het hoofdzakelijk bonnen van aankopen in winkels, tankstations en dergelijke die je nog op papier krijgt. Het ‘origineel’ ontvang je nu vaak digitaal als PDF document in de e-mail en deze kan je zo toevoegen in jouw online boekhoudpakket. Het uitprinten van deze facturen is niet nodig, deze kan je ook gewoon digitaal bewaren. De belastingdienst stelt dat je de documenten bewaard in de vorm waarin je ze hebt ontvangen.

Wanneer ik de bonnen digitaliseer, is dit dan voldoende of moet ik ook nog de fysieke bonnen kunnen overleggen bij een controle?

Recent bracht de belastingdienst dit weer onder de aandacht en publiceerde hier een Q en A over. 

De belastingdienst zegt dat je de originele fysieke documenten mag converteren naar een digitaal formaat mits je aan verschillende voorwaarden voldoet. Wanneer je de bonnen converteert naar een digitaal formaat door middel van een foto of scan dan moet je van de belastingdienst waarborgen dat:

  • De conversie juist en volledig gebeurt
  • De geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn
  • De geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en controleerbaar zijn

Als je aan deze voorwaarden voldoet dan hoeven, in principe, de originele (papieren) documenten niet meer te worden bewaard (uitzondering op deze regel zijn bepaalde Douanedocumenten, de balans en staat van baten en lasten). Betekent dit dat je na het schieten van een foto van een bon deze direct  bij het oud papier mag? 

Wat wordt verstaan onder ‘juist en volledig’? 

Dit hangt af van verschillende aspecten. De belastingdienst stelt de volgende eisen: 

In principe moet alle informatie volledig worden overgenomen in de scan. Dit kan betekenen dat ook de achterzijde moet worden meegenomen in de scan als deze informatie bevat. Ook eventuele bijlagen moeten worden meegenomen. Denk daarbij aan algemene voorwaarden, betalingskortingen, speciale acties en ingeval van een ID-bewijs het volledige BSN-nummer op de achterkant van een ID-bewijs. Wanneer bepaalde echtheidskenmerken niet kunnen worden geconverteerd zullen deze op andere wijze moeten worden gecompenseerd. In kleur scannen is altijd beter maar de belastingdienst stelt dit niet als expliciete eis mits er geen relevante fiscale informatie verloren gaat in de conversie. 

Hoe kan ik echtheid van het document waarborgen? 

Dit is crux van de zaak, voor de belastingdienst is het van belang dat de transactie beoordeeld kan worden. Hierbij geldt in eerste instantie vrije bewijsleer, zolang jij kan aantonen wat er gebeurd is is er niets aan de hand. Zorg dat je een duidelijk spoor nalaat in de administratie tussen de (inkoop)factuur en de verrichte prestatie. Een transactie op de bank bewijst in het beginsel niets. Wanneer je van een product vijftig stuks inkoopt en volgens de administratie heb je er slechts tien verkocht en de rest is verdwenen uit de administratie dan zal dit uiteraard vragen oproepen. 

Digitaliseren in de praktijk: 

Waar moet je nou voor zorgen als je je facturen en bonnen wil digitaliseren.

  • Zorg altijd voor een ‘goede en juiste’ conversie. 
  • De scan of foto moet alle informatie bevatten die op het originele document staan. 
  • Scan of fotografeer altijd het gehele document, zorg dat de randen van het document goed zichtbaar zijn. Neem daarbij ook de achterkant van het document mee als deze relevante informatie bevat.
  • Zorg dat het digitale exemplaar goed scherp en leesbaar is. ‘s Avonds even snel wat foto’s maken voor de boekhouding bij schemerlicht is een slecht idee. De resolutie van de foto’s laat vaak te wensen over en (delen van) de foto’s zijn vaak niet leesbaar. De foto’s die wij vaak voorbij zien komen in de administraties van onze klanten voldoen niet aan de bewaarplicht van de belastingdienst. Wanneer de documenten ook fysiek bewaard worden is dit geen probleem.
  • Zit er een bon vastgeniet aan de voorkant van de factuur? Verwijder deze dan eerst voor je het document fotografeert of scant. 

Tips:

Leg naast je digitale administratie ook een fysieke administratie aan.

Maar ik heb nu toch alles digitaal, dat is toch veel handiger? Ja en nee. Wij adviseren toch altijd je fysieke stukken goed te bewaren. Richt daar thuis of op kantoor een plek voor in waar je alles bij elkaar bewaard. Koop een paar mappen of iets om je documenten in te bewaren en berg ze, na het verwerken, zo snel mogelijk op. Zo voorkom je dat bonnetjes gaan rondslingeren. Bij een eventuele controle sta je dan altijd sterker.

Investeer in een goede scanner/printer

Het is natuurlijk heel makkelijk om een foto te schieten van een bonnetje of factuur. In de praktijk laten deze foto’s vaak te wensen over en voldoen niet aan de strikte eisen van conversie. Voor het maken van een boeking in het pakket niet direct een probleem maar bij een controle volstaat het niet. Met een degelijke scanner heb je dit probleem niet zo snel en is de conversie vaak van een hogere kwaliteit. 

Maak van kassabonnen altijd een kopie!

Kassa’s printen vaak op thermisch papier en na verloop van tijd vervagen deze. Het kan dus zijn dat je netjes al je bonnen hebt bewaard in een map en dat je na twee jaar deze map doorgaat en ziet dat je bonnen ineens blanco strookjes papier zijn. Om te zorgen dat je deze bonnen toch nog kan lezen kan je hier een kopie van maken en deze vast nieten aan de bon.

Bewaar je digitale documenten altijd op een veilige plaats

De meeste boekhoudpakketten waarborgen dat je gegevens veilig worden bewaard. Maar hoe zit dit bij een eventuele overstap naar een ander pakket? Blijft je account bestaan en de documenten bewaard of ben je alles kwijt na een termijn? Is het mogelijk deze digitale documenten makkelijk uit het boekhoudpakket te downloaden? Dit zijn belangrijke vragen om te onderzoeken voor je met een boekhoudpakket in zee gaat.